Global MICE Forums necesitaba fortalecer la comunicación y captación de participantes para GMF Latam Edition 2026, celebrado en Cartagena de Indias del 9 al 11 de agosto. El encuentro conectó destinos, hoteles, venues, suppliers y otros actores de la industria MICE con buyers internacionales.
El reto: convertir interés en participación.
La estrategia debía ir más allá de la promoción directa: generar interés, comunicar el valor diferencial del formato, nutrir prospectos y acompañarlos hasta la inscripción. Las agendas de reuniones previamente organizadas, el acceso a buyers internacionales y las oportunidades de negocio y relacionamiento fueron los principales argumentos de comunicación.
El objetivo fue atraer audiencias calificadas, posicionar la propuesta de valor, explicar el funcionamiento del encuentro e impulsar registros en diferentes momentos de conversión. Los webinars permitieron profundizar en el formato y generar confianza, mientras las comunicaciones de cierre acompañaron la toma de decisión.
Una estrategia integral de marketing y comunicaciones.
GUIO articuló canales y contenidos bajo una misma narrativa comercial. El Content Marketing abordó retos de la industria MICE: la diferencia entre generar contactos y construir oportunidades reales de negocio, el ROI de participar en encuentros profesionales y la calidad de las reuniones con perfiles estratégicos.
- Atracción: generar interés alrededor de oportunidades y retos de la industria.
- Consideración: explicar el modelo del evento mediante contenidos sobre buyers, testimonios, agendas y webinars.
- Conversión: impulsar la inscripción con beneficios, seguimiento, llamados directos y comunicaciones de urgencia.
Email Marketing: news para cada momento.
Se desarrollaron news para acompañar el journey: presentación del evento, problemáticas MICE, oportunidades de negocio internacional, agendas one-to-one, perfil de buyers, ROI, testimonios y experiencias de ediciones anteriores.
La secuencia incorporó invitaciones a webinars, recordatorios previos, comunicaciones del día de la sesión, beneficios de participación y cierre de inscripciones. Cada envío tuvo una función específica: generar interés, explicar valor, llevar al webinar o convertir, evitando mensajes promocionales repetitivos.
Webinars: profundización, confianza y conversión.
Los webinars fueron puntos de contacto para educar, posicionar el evento y convertir interés en intención de participación. Se trabajaron tendencias, negocios internacionales, reuniones preagendadas, buyers y mercados participantes, oportunidades comerciales, casos, testimonios, ROI y funcionamiento de GMF Latam Edition.
Las sesiones generaron momentos de conversión mediante beneficios, llamados a inscripción y comunicaciones posteriores dirigidas a sus asistentes.
WhatsApp y SMS: comunicaciones directas.
Estos canales acompañaron los momentos de mayor intención con invitaciones, recordatorios, enlaces de inscripción y acceso a sesiones, seguimientos, beneficios y últimos llamados antes del cierre. Complementaron la profundidad del email marketing con mensajes breves y orientados a la acción.
Contenidos digitales y producción de piezas.
La estrategia contempló videos cortos, carruseles, contenidos educativos, testimonios, casos de éxito, piezas sobre buyers, beneficios y tendencias MICE, además de invitaciones y recordatorios de webinars. La línea visual fue corporativa, internacional y orientada a negocio, con referencias a reuniones one-to-one, networking y mercados internacionales.
GUIO desarrolló la conceptualización, redacción, diseño, adaptación y maquetación de news, invitaciones, piezas informativas, recordatorios, comunicaciones de beneficios y cierre de inscripciones, materiales gráficos y adaptaciones para cada canal.
Pauta digital: alcance hacia audiencias calificadas.
La estrategia contempló LinkedIn Ads como canal B2B para event planners, DMCs, agencias, corporativos y profesionales MICE; Meta Ads para amplificación, remarketing y audiencias similares; y Google Ads para búsquedas relacionadas con eventos MICE, networking y oportunidades comerciales.
Logros del proyecto.
La estrategia consolidó una comunicación multicanal durante los meses previos al evento, articulando atracción, consideración y conversión.
- Desarrollo de una estrategia integral de Content Marketing y news para diferentes etapas del funnel.
- Desarrollo y promoción de webinars como herramienta de captación y conversión.
- Integración de email marketing, WhatsApp y SMS dentro de una misma estrategia.
- Contenidos centrados en problemáticas reales de la industria MICE.
- Comunicación de buyers, agendas one-to-one y oportunidades comerciales como diferenciales del encuentro.
- Activación de testimonios y casos para fortalecer la confianza.
- Campañas de urgencia y cierre para acompañar la decisión de inscripción.
- Una narrativa comercial coherente durante la comunicación previa.
La campaña comunicó atributos del evento como la participación de más de 55 buyers internacionales, agendas estructuradas y presencia de mercados de Europa, Estados Unidos y América Latina. Estos datos corresponden a características del encuentro, no a resultados generados directamente por GUIO.
